Bạn đang xem bài viết Kinh Nghiệm Tổ Chức Du Lịch Hội Nghị, Hội Thảo Thành Công được cập nhật mới nhất trên website Tuyensinhtdnceovn.edu.vn. Hy vọng những thông tin mà chúng tôi đã chia sẻ là hữu ích với bạn. Nếu nội dung hay, ý nghĩa bạn hãy chia sẻ với bạn bè của mình và luôn theo dõi, ủng hộ chúng tôi để cập nhật những thông tin mới nhất.
Du lịch MICE là xu hướng phát triển mới của ngành du lịch hiện nay và được rất nhiều khách hàng là các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp lựa chọn. Trong đó du lịch hội nghị, hội thảo là một khía cạnh nổi trội nhất.
Các chương trình du lịch hội nghị, hội thảo không chỉ mang đến hiệu quả cao hơn trong công việc mà còn làm hài lòng tất cả những khách tham dự bởi có thời gian nghỉ ngơi, thư giãn và tận hưởng những dịch vụ tuyệt vời.
Bạn đang có ý định tổ chức một chuyến du lịch hội nghị, hội thảo? Hãy tham khảo những kinh nghiệm tổ chức du lịch hội nghị, hội thảo mà chúng tôi chia sẻ sau đây:
Tìm kiếm địa điểm tổ chứcĐối với những tour du lịch hội nghị, hội thảo quý khách nên chọn địa điểm tổ chức phù hợp với mục đích tổ chức chương trình. Ví dụ: Nếu bạn muốn tổ chức một hội thảo lớn thì có thể tổ chức tại những địa điểm sang trọng và có sức chứa lớn, còn đối với những buổi buổi hội nghị nhỏ thì có thể chọn những khách sạn nhỏ và đơn giản hơn.
Lưu ý: Tránh chọn những địa điểm tổ chức quá rộng mà người tham dự quá ít hay chọn những địa điểm quá nhỏ khi đối tượng tham dự quá đông.
Công tác chuẩn bị chu đáoĐối với những sự kiện hội nghị, hội thảo ban tổ chức cần chuẩn bị chu đáo về phương tiện đi lại, khách sạn, tổ chức suất ăn hoặc tiệc liên hoan,… phù hợp nhất.
Nên xem xét những tiện ích tại địa điểm tổ chức mà nhà cung cấp gửi tới bạn xem phần nào miễn phí và phần nào sẽ tính phí nhằm lên dự trù kinh phí cho phù hợp.
Tùy vào mỗi hội nghị, hội thảo mà có những công cụ hỗ trợ khác nhau mà có những chuẩn bị cho phù hợp.
Ví dụ: Nếu diễn giả muốn có một bài tập trắc nghiệm nho nhỏ cho các thành viên tham dự thì bạn nên chuẩn bị trước bút, giấy tờ, công cụ giảng dạy, micro cài áo để tiện giảng dạy,…
Những điểm tham quan bên lềCần xác định rõ ràng địa để đoàn khách tham quan, mua sắm hay nghỉ ngơi thư giãn sau khi tham dự hội nghị, hội thảo.
Căn cứ vào đối tượng khách tham dự mà ban tổ chức có thể chọn những dịch vụ, điểm tham quan sao cho tương xứng.
Làm việc với diễn giả, người phát ngôn, khách mời chính
Trước khi sự kiện diễn ra, bạn nên dành thời gian làm việc riêng với những diễn giả, người phát ngôn, hoặc khách mời chính trong chương trình.
Điều này sẽ giúp bạn chủ động hơn trong việc chuẩn bị những công cụ cần thiết phục vụ chương trình, kiểm soát thời gian để chương trình được tiến hành theo đúng kế hoạch và cuốn hút người tham dự.
Làm tốt công tác truyền thôngĐối với những hội nghị, hội thảo mà khách tham dự có sẵn như: Hội nghị nhà phân phối, tri ân khách hàng,…đơn vị tổ chức sẽ không phải bận tâm nhiều về việc truyền thông, tuyên truyền để mời khách. Tuy nhiên, đối với những hội thảo dạng tuyên truyền, mở cửa tự do, thì bạn sẽ cần dành nhiều thời gian đầu tư cho công tác tuyên truyền mời gọi người tham dự.
Có thể sử dụng những kênh truyền thông hiệu quả như: Email, báo chí, diễn đàn, mạng xã hội,… Đối với các hội thảo, hội nghị dành cho bộ phận quản lý doanh nghiệp, những nhân vật quan trọng,… bạn cần gọi điện thoại trực tiếp mời khách tham dự.
Cân nhắc thời gian truyền thông phù hợp, không nên chọn ngày quá xa sự kiện hay những ngày quá sát sự kiện khiến đối tượng tham dự không thể sắp xếp thời gian phù hợp.
Chọn đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệpĐể một chương trình du lịch hội nghị, hội thảo thành công điều quan trọng nhất là chọn một đơn vị tổ chức uy tín. Những đơn vị này sẽ giúp bạn thực hiện sự kiện một cách hoàn hảo và nhanh chóng giải quyết mọi vấn đề phát sinh trong suốt chương trình.
Đất Việt Tour hiện đang là đơn vị tổ chức du lịch hội nghị, hội thảo chuyên nghiệp nhất hiện nay. Chúng tôi tự hào đã tổ chức nhiều chương trình du lịch hội nghị, hội thảo cho nhiều đối tác lớn như: Vinasoy, Liên Á, Tân Á Đại Thành, Đường Biên Hòa,…thành công và nhận được đánh giá cao từ quý khách hàng.
Bạn muốn tổ chức hội nghị, hội thảo kết hợp tham quan nhiều địa danh du lịch tuyệt đẹp trên khắp mọi miền đất nước? Hãy đến với dịch vụ du lịch MICE của Đất Việt Tour, chắc chắn chúng tôi sẽ giúp bạn có một chương trình thành công và ý nghĩa nhất.
Mọi thông tin chi tiết về du lịch MICE quý khách vui lòng liên hệ Công ty Cổ phần ĐT- TM – DV Du lịch Đất Việt, 198 Phan Văn Trị, P.10, Gò Vấp, chúng tôi Tư vấn qua tổng đài: 1800 6700.
10 Bước Tổ Chức Chương Trình Du Lịch Hội Nghị, Hội Thảo
Để tổ chức chương trình du lịch hội nghị, hội thảo, đơn vị tổ chức tour phải chuyên nghiệp và luôn nhanh nhạy trước mọi yêu cầu của khách hàng
Xác định yêu cầu của khách hàng đối với chương trình (phương tiện đi lại, điểm đến, khách sạn, điểm tham quan, các chương trình giao lưu, ăn uống…)
Dựa vào yêu cầu của khách hàng, phác thảo lịch trình dự kiến. Tư vấn cho khách hàng các loại dịch vụ phù hợp nhất và đàm phán chi phí.
Nếu cần thiết thì đơn vị tổ chức nên cử người đi khảo sát thực địa trước, làm việc với phía địa điểm tổ chức chương trình để đảm bảo phòng hội trường, các thiết bị hỗ trợ sự kiện, khách sạn lưu trú, dịch vụ… được đảm bảo theo đúng yêu cầu và giảm thiểu mọi tình huống phát sinh.
Địa điểm tổ chức du lịch hội nghị, hội thảo phải đảm bảo tiểu chuẩn và chất lượng cao
Nhận danh sách khách tham dự từ phía đối tác, tương ứng với đó sắp xếp phòng ở và phương tiện đi lại cho phù hợp. Nếu là chương trình du lịch hội nghị, hội thảo tổ chức ở nước ngoài thì phải đảm bảo các thủ tục cần thiết đầy đủ trước ngày khởi hành.
Lập đội tổ chức và lên kế hoạch chi tiết từ thời gian, địa điểm, nội dung chương trình, phần văn nghệ giao lưu, gala dinner, trò chơi hay các hoạt động tập thể v…v… Đội trưởng sẽ là người chịu trách nhiệm cao nhất, phân công công việc cho từng người: người lo về mặt cơ sở vật chất, người lo nội dung chương trình, người chịu trách nhiệm quản lý khách tham dự…
Gửi lịch trình chi tiết đã ấn định cho bên đối tác để họ nắm bắt và không bị động.
Kế hoạch tổ chức với dự kiến hội trường, thiết bị hỗ trợ phải đầy đủ, tránh mọi sự cố dù nhỏ nhât
Đến ngày khởi hành, đội tổ chức có mặt và triển khai kế hoạch. Một vài người sẽ có mặt trước ở điểm hẹn để làm công tác chuẩn bị được chu đáo. Số người con lại theo dẫn đoàn, kiểm số người và đảm bảo giờ giấc theo đúng kế hoạch, nếu có tình huống phát sinh thì phải nhanh chóng xử lý kịp thời. Đoàn du lịch mice ,du lịch hội nghị, hội thảo thường có số lượng lớn nên việc chậm chễ rất hay xảy ra, tuy nhiên người tổ chức phải biết lường trước mọi tình huống trước khi lên kế hoạch chi tiết để đảm bảo tiến độ chương trình vẫn diễn ra hợp lý.
Sau khi đoàn đã di chuyển đến điểm đến, sắp xếp nhanh chóng và hợp lý các phòng theo danh sách ban đầu. Phổ biến lại lịch trình để khách tham dự có mặt đúng giờ diễn ra chương trình.
Trước giờ chương trình bắt đầu, đảm bảo công tác chuẩn bị banner, phông nền, trang trí, hệ thống âm thanh ánh sáng, máy tính, tài liệu hỗ trợ… đều sẵn sáng. Trong buổi hội nghị, hội thảo diễn ra, luôn theo sát và kịp thời có những thay đổi nếu xảy ra trường hợp ngoài dự kiến.
Nếu chương trình có thêm hoạt động vui chơi, giao lưu hay có các tour nhỏ thăm quan những địa điểm nằm gần khu vực tổ chức hội nghị, hội thảo thì cần đảm bảo hướng dẫn viên và đội hỗ trợ luôn đầy đủ để hướng dẫn cho khách. Cố gắng nhất để làm hài lòng khách tham dự và luôn tạo không khí vui vẻ, thân thiện.
Các chương trình phụ hấp dẫn giúp các khách tham dự có thời gian nghỉ ngơi sau những giờ làm việc căng thẳng
Kết thúc chương trình, chia tay khách. Chuẩn bị trước các bản thăm dò ý kiến để lấy nhận xét của khách hàng, họp rút kinh nghiệm cho những lần tổ chức sau được thành công hơn.
Nắm Rõ Các Bước Sau Để Tổ Chức Du Lịch Hội Nghị Thành Công
Bước 1: Làm việc với khách hàng
Xác định yêu cầu của khách hàng đối với chương trình. Cụ thể là các vấn đề về phương tiện đi lại, điểm đến, nhà hàng, khách sạn, điểm tham quan, các chương trình giao lưu, ăn uống,…)
Dựa vào ý kiến của khách hàng để phác thảo sơ bộ lịch trình dự kiến. Tư vấn cho khách hàng các loại dịch vụ phù hợp nhất. Thông qua đó để đưa ra mức chi phí phù hợp nhất cho chuyến du lịch hội nghị.
Bước 4: Nhận danh sách khách mời tham dựLập đội tổ chức và lên kế hoạch chi tiết cho chương trình du lịch hội nghị là bước không thể thiếu. Vì từ thời gian, địa điểm, nội dung chương trình, phần văn nghệ giao lưu, gala dinner, trò chơi hay các hoạt động tập thể,… phải được đảm bảo từ hình thức đến nội dung một cách cụ thể.
Đồng thời, ban tổ chức cần gửi lịch trình chi tiết đã ấn định cho bên đối tác để họ nắm bắt và không bị động.
Bước 6: Triển khai kế hoạchĐến ngày khởi hành, đội tổ chức du lịch hội nghị có mặt và triển khai kế hoạch. Một vài người sẽ có mặt trước ở điểm hẹn để làm công tác chuẩn bị được chu đáo.
Bước 7: Sắp xếp, tổ chức đoànSau khi đoàn đã di chuyển đến điểm đến, sắp xếp nhanh chóng và hợp lý các phòng theo danh sách ban đầu. Phổ biến lại lịch trình để khách tham dự có mặt đúng giờ diễn ra chương trình.
Bước 8: Chạy chương trìnhTrước giờ chương trình bắt đầu, đảm bảo công tác chuẩn bị banner, phông nền, trang trí, hệ thống âm thanh ánh sáng, máy tính, tài liệu hỗ trợ… đều sẵn sàng. Trong buổi du lịch hội nghị diễn ra, phải cử người luôn theo sát và kịp thời có những thay đổi nếu xảy ra trường hợp ngoài dự kiến.
Nếu chương trình du lịch hội nghị có thêm hoạt động vui chơi, giao lưu hay có các tour nhỏ thăm quan những địa điểm nằm gần khu vực tổ chức hội nghị thì cần đảm bảo hướng dẫn viên và đội hỗ trợ luôn đầy đủ để hướng dẫn cho khách. Cố gắng nhất để làm hài lòng khách tham dự và luôn tạo không khí vui vẻ, thân thiện.
Bước 10: Kết thúc chương trìnhKết thúc chương trình, chia tay khách. Chuẩn bị trước các bản thăm dò ý kiến để lấy nhận xét của khách hàng, họp rút kinh nghiệm cho những lần tổ chức sau được thành công hơn.
Để tổ chức một chương trình du lịch hội nghị thành công yêu cầu đơn vị tổ chức phải chuyên nghiệp, nhạy bén trước những yêu cầu của khách hàng, có kế hoạch cụ thể và chu đáo đến từng chi tiết để mang lại sự hài lòng cao nhất.
Mọi thắc mắc của Quý khách sẽ được nhân viên của chúng tôi hỗ trợ nhanh nhất. Vui lòng liên hệ với chúng tôi theo thông tin sau đây:
Công ty Cổ phần ĐT – TM – DV Du lịch Đất Việt
198 Phan Văn Trị, P.10, Gò Vấp, Tp.HCM
Email: sales@datviettour.com.vn
Website: www.datviettour.com.vn
Hiệp Hội Du Lịch Phú Thọ Tổ Chức Hội Nghị Triển Khai Nhiệm Vụ Công Tác 6 Tháng Cuối Năm 2023
(XTDL) – Chiều ngày 15/5, Hiệp hội Du lịch Phú Thọ tổ chức Hội nghị Ban chấp hành đánh giá hoạt động 6 tháng đầu năm, triển khai nhiệm vụ 6 tháng cuối năm 2023. Dự Hội nghị có đồng chí Nguyễn Đắc Thủy – Phó Giám đốc Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch Phú Thọ.
Tại Hội nghị, các đại biểu đã tập trung đánh giá kết quả hoạt động Hiệp hội 6 tháng đầu năm 2023, ghi nhận những thành tích trong công tác chỉ đạo, hướng dẫn hội viên thực hiện chủ trương, chính sách pháp luật của Nhà nước và chính quyền địa phương; công tác tuyên truyền, quảng bá; công tác đối ngoại, liên kết hợp tác phát triển du lịch; công tác đào tạo nguồn nhân lực…Các đại biểu cũng thẳng thắn chỉ ra những tồn tại, hạn chế cần khắc phục trong quá trình hoạt động của Hiệp hội.
Toàn cảnh Hội nghị Ban chấp hành Hiệp hội du lịch Phú Thọ triển khai nhiệm vụ 6 tháng cuối năm 2023 (Ảnh: Nguyễn Thao- TTTTXTDL
Để phát huy vai trò của Hiệp hội là cầu nối giữa doanh nghiệp và cơ quan quản lý nhà nước, trong 6 tháng cuối năm, Hiệp hội sẽ phối hợp Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch: Triển khai kế hoạch tăng cường hoạt động quản lý nhà nước về du lịch đối với cơ sở lưu trú du lịch, điểm đến du lịch, hoạt động lữ hành và hướng dẫn viên; Triển khai kế hoạch thực hiện Bộ Quy tắc ứng xử văn minh du lịch do Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch ban hành; Tổ chức chương trình “ Hành trình về nguồn” hưởng ứng năm du lịch quốc gia năm 2023 Lào Cai – Tây Bắcvà công bố điểm du lịch cộng đồng tại Vườn quốc gia Xuân Sơn vào Quý III/2017; Tổ chức Hội thi Tay nghề Du lịch Việt Nam của tỉnh Phú Thọ các ngành nghề: lễ tân, phục vụ buồng, phục vụ bàn, pha chế, bếp, hướng dẫn viên , dự kiến tổ chức vào tháng 8/2017; Tổ chức các hoạt động tuyên truyền và hưởng ứng Ngày Du lịch Việt Nam, Ngày Du lịch Thế giới năm 2023; Tổ chức các lớp đào tạo nghiệp vụ du lịch cho các đơn vị hội viên theo ngành nghề. Bên cạnh đó, Hiệphội sẽ tập trung tìm giải pháp hỗ trợ đơn vị hội viên tháo gỡ khó khăn, phát huy tinh thần sáng tạo, đổi mới chất lượng sản phẩm, dịch vụ nâng cao chất lượng phục vụ du khách. Tăng cường công tác chỉ đạo Hội Lữ hành củng cố hoạt động Hội, tuyên truyền nâng cao nhận thức các đơn vị hội viên hội Lữ hành trong việc thực hiện văn hóa giao tiếp trong hoạt động kinh doanh, cạnh tranh lành mạnh, tôn trọng lẫn nhau, nâng cao chất lượng dịch vụ lữ hành; chú trọng xây dựng, khai thác sản phẩm mới, tích cực quảng bá và chào bán các chương trình du lịch phục vụ khách đặc biệt là các chương trình du lịch nội tỉnh; tăng cường liên kết hợp tác thu hút khách du lịch đến Phú Thọ, góp phần thúc đẩy hoạt hoạt động du lịch phát triểNn.
Nguồn: Văn phòng Hiệp hội Du lịch Phú Thọ
Cập nhật thông tin chi tiết về Kinh Nghiệm Tổ Chức Du Lịch Hội Nghị, Hội Thảo Thành Công trên website Tuyensinhtdnceovn.edu.vn. Hy vọng nội dung bài viết sẽ đáp ứng được nhu cầu của bạn, chúng tôi sẽ thường xuyên cập nhật mới nội dung để bạn nhận được thông tin nhanh chóng và chính xác nhất. Chúc bạn một ngày tốt lành!