Hội nghị (Conference) là sự kiện lớn có số lượng người tham gia tới hàng trăm thậm chí hàng ngàn người. Các tổ chức đoàn thể chuyên ngành thường có conference thường niên. Thành phần tham dự thường là hội viên, kể cả nghiên cứu sinh và các chuyên gia. Trong conference, có những bài giảng chính (keynote lectures) cho tất cả người tham dự. Ngoài bài giảng chính, conference còn có nhiều phiên họp gọi là session. Symposium là một cuộc họp mang tính khoa học nghiêm túc với nhiều diễn giả trình bày về một hay nhiều đề tài. Số người tham dự thường ít hơn conference, nhưng cũng có thể tương đương với seminar. Nhiều công ty thường cử đại diện tham gai và lồng ghép nội dung vào các conferences để nhân cơ hội giới thiệu sản phẩm dịch vụ.
Huấn luyện thực hành (Workshop) là một cuộc họp nhỏ hơn thường không quá chuyên sâu với mục đích huân luyện các kỹ năng và không quá chuyên sâu như seminar. Thông thường, một workshop có khoảng 10-20 người tham dự, và hiếm khi có chuyên gia. Trong workshop thường có thực hành trực quan sinh động.
Summit (hội nghị thượng đỉnh) là một cuộc họp của các chuyên gia hàng đầu hay các nhà lãnh đạo cao cấp nhất.
+ Dịch vụ ăn uống
+ Bàn ghế đại biểu
+ Giấy tờ, bút viết, văn phòng phẩm
+ Background sân khấu, có thể là backdrop hoặc màn hình LED
+ Màn hình LED P5, P4, P3 In door
+ Máy chiếu độ nét cao 100-120-140-160-180-200 inch
+ Loa âm thanh, đèn sân khấu, Micro, thiết bị dịch đa ngôn ngữ
4. Kế hoạch tổ chức Hội nghị, hội thảo.
5. Giấy đề nghị cấp kinh phí.
6. Phiếu trưng cầu ý kiến.
5 Lý Do Nên Tổ Chức Hội Nghị Khách Hàng
Tri ân khách hàng lâu năm của doanh nghiệp. Mỗi doanh nghiệp đều có một lượng khách hàng lâu năm nhất định và đó chính là nguồn đầu ra chủ yếu cho các sản phẩm. Điều quan trọng là doanh nghiệp biết cách giữ lượng khách hàng đó khỏi sự cạnh tranh của các đối thủ bên ngoài. Hội nghị khách hàng chính là dịp để doanh nghiệp gửi lời cảm ơn tới khách hàng của mình cũng như trình diễn cho họ những điểm mạnh của doanh nghiệp về văn hóa, dây chuyền sản xuất cũng như tính năng của sản phẩm.
Ngoài ra, đây còn là động thái để các doanh nghiệp giữ khách hàng của mình trước những lời mời mọc hấp dẫn hơn từ đối thủ cạnh tranh.
Tạo mối quan hệ lâu dài với những khách hàng mới
Hội nghị khách hàng không chỉ có khách hàng cũ mà còn là những khách hàng tiềm năng. Các doanh nghiệp luôn muốn thông qua sự kiện này để thu hút những khách hàng mới cũng như tạo ra cơ hội để khách hàng mới biết hơn về doanh nghiệp, biết hơn về những sản phẩm của doanh nghiệp. Chỉ khi được tận mắt chứng kiến văn hóa cũng như dây chuyền sản xuất cụ thể của doanh nghiệp thì sự quyết định lựa chọn doanh nghiệp cũng chỉ là vấn đề thời gian.
Phủ sóng rộng rãi sản phẩm của doanh nghiệp. Mỗi một sản phẩm để có thể hoàn thành là cần cả một quá trình sáng tạo và sản xuất. Hội nghị khách hàng là dịp để doanh nghiệp triển lãm công nghệ cũng như kỹ thuật sản xuất của mình ra với khách hàng và công chúng. Khi đã hiểu được về những giá trị của sản phẩm thì khách hành sẽ càng đón nhận hơn. Đây là cách hữu hiệu cho việc phủ sóng rộng rãi sản phẩm của doanh nghiệp ra với khách hàng.
Xây dựng văn hóa doanh nghiệp. Trong mỗi năm, các doanh nghiệp luôn có những sự kiện to nhỏ như: khai xuân đầu năm, ngày hội gia đình, du lịch công ty, tổng kết cuối năm, giới thiệu sản phẩm,…Một trong đó là hội nghị khách hàng. Sự kiện hội nghị khách hàng sẽ là một trong những chuỗi sự kiện tạo nên nét văn hóa của doanh nghiệp. Văn hóa doanh nghiệp cũng chính là 1 trong những công cụ hữu hiệu để quảng bá thương hiệu và phong cách làm việc của công ty.